Pembuatan Lay Out Document di MYOB Premiere

Langkah selanjutnya dalam mempersiapkan sebuah sistem, jika kita telah selesai mensetting chart of account, adalah lay out document yang akan kita print atau cetak ke dalam kertas. Tentunya kita ingin document yang kita cetak, seperti Invoice, Purchase Order, Quotation of sale, mempunyai bentuk dan penampilan yang terstandard dan terlihat professional.

Di MYOB premier, bentuk invoice atau purchase Order dibagi menjadi dua, yaitu bentuk Service dan bentuk item. Namun ada juga bentuk Professional, biasanya untuk pekerjaan service berdasarkan banyak waktu atau tanggal tertentu, dan juga miscellaneous.

MYOB premiere sudah menyediakan beberapa template laporan yang dapat kita pakai. Namun ingat, template tersebut adalah bawaan MYOB sehingga tentu saja belum tentu sesuai dengan keinginan kita.

Untuk melihat template yang disediakan oleh MYOB premiere, kita bias melihatnya di Toolbar Setup -> Customize forms

Ada beberapa template dokumen report yang dapat dipilih.

Penulis sendiri hanya menggunakan template invoice dan Purchase order.

Setelah kita install MYOB premiere, maka kita bisa menemukan template form di folder Premiere, seperti yang ada di gambar dibawah

Seperti yang kita lihat, MYOB menyediakan 6 buah template form yang bisa kita pakai dan kita kembangkan supaya sesuai dengan bentuk form kita sendiri.

Membentuk form laporan

Untuk melakukan “Edit” terhadap template yang sudah ada, kita pergi ke Toolbar Setup -> Customise Form dan pilih salah satu form. Untuk pertama kita pilih invoice.

Setelah itu akan muncul Customise form invoice.

Dalam windows customize forms -> Customise Invoice, kita bisa memilih Sale lay out, apakah Service, item atau Professional, Time biling atau lainnya.

Untuk contoh disini kita akan ambil sale lay out item. Setelah kita pilih item, maka click tombol “Customise” di kanan bawah, maka window untuk melakukan editing terhadap Invoice segera terbuka, seperti gambar dibawah:

Jika ingin membangun dari awal template document kita bisa menggunakan template yang ada, kita hapus semua content template dan kita bangun dari awal dengan menggunakan  icon-icon tool yang ada diatas gambar.

Namun untuk tulisan ini kita hanya akan menggunakan template yang sudah ada. Mari kita mulai satu-satu.

1.     Gambar logo, kita dapat menampilkan logo perusahaan kita di kiri Invoice. Caranya kita double click di area gambar yang berbentuk bingkai gambar, maka akan muncul Field properties untuk menyisipkan gambar. Silahkan insert logo perusahaan pembaca yang tentu saja dengan berformat images (.bmp, .jpg, .gif, .tif, .png).

2.   Untuk sebagian data field lainnya, akan segera terisi otomatis, karena data field itu diambil data perusahaan yang telah para pembaca isi, seperti Company name, Company address, Phone #1 dan lain-lain.

3.  Untuk menulis judul header sebuah field, kita bisa menggunakan Icon Text Tool. Namun sebelumnya kita sebaiknya harus tahu dimana sebenarnya judul header itu, silahkan perhatikan gambar dibawah ini:

Seperti pembaca bisa lihat Judul header atau judul field tersebut akan selalu sama di dokumen yang kita cetak, dan itu kita bisa buat dengan menggunakan Text Tool icon yang diberi tanda kotak merah di sudut kanan atas.

Untuk mengedit dan menggantinya, kita bawa kursor ke tulisan judul header atau judul field tersebut dan kita klik dua kali, maka akan muncul windows Field properties.

Maka kita akan bisa mengganti judul header atau judul field, selain itu juga kita bias menentukan jenis besar huruf dan warnanya.

4.    Kita juga bisa membuat kotak untuk area data tertentu atau untuk area judul, seperti gambar diatas. Selain kotka untuk area data, kita bisa juga membuat garis pemisah antara satu data dengan data lainnya, atau hanya sekedar pemanis.

Dari list icon yang ada kita bisa pakai dua buah icon yaitu icon tool untuk membuat kotak dan icon tool pembuat garis

Silahkan cklik di icon yang kita pilih dan kemudian kita taruh diarea yang akan kita gambar atau kita Tarik garisnya.

Jika telah selesai melakukan perubahan di template report atau document ini, kita bisa lansung merubahnya atau kita simpan dengan nama lain.

Caranya cukup sederhana, yaitu dengan mengclick tombol “Save Form” untuk lansung menimpa template yang sudah ada atau “Save Form As” untuk menyimpan dengan template baru.

Dengan terus melakukan explorasi, saya yakin para pembaca semua akan bertambah mahir menggunakan feature feature yang ada di MYOB premiere ini.