Menambah atau Meng"edit" Chart of Account Di MYOB Dengan Export import

Ditulisan saya sebelumnya, telah saya paparkan bagaimana kita mengganti atau menambah Coa di MYOB dengan cara manual atau kita edit atau tambah satu persatu. Bagaimana kalau CoA yg kita punya itu sangat banyak dan sama sekali berbeda dengan apa yang telah disiapkan oleh MYOB?

Bagi yang bisa mengetik dengan kecepatan yang tinggi dan mempunyai banyak waktu, mungkin tidak masalah. Namun bagi yang malas mengetik lama-lama dan dikejar tenggat waktu mungkin situasi itu sangat tidak menguntungkan. 

Untuk mengatasi masalah itu, kita bisa menggunakan cara lain yaitu fasilitas export import. Fasilitas export import tersebut disediakan oleh MYOB. Fasilitas Export Import itu ada di File -> Export data/Import Data.

Namun sebelum memanfaatkan fasilitas export import ersebut, kita harus tahu bentuk atau field field data yang bisa "diterima" oleh MYOB.  Kita dapat melihat field-field yang disediakan oleh MYOB. klik  File -> Export Data -> Accounts -> Account Information. kemudian kemudian ikuti saja pilihan yang sudah ada.

Kita bisa memilih field-field mana saja yang akan kita export. namun untuk mudahnya kita akan mengambil semua field, maka kita click match all. Setelah semua field  masuk ke kotak Export field disebelah kiri, maka kita bisa mulai mendowload dengan meng"click" Export.

File yang dihasilkan adalah file yaang berextensi TXT atau file text (Tab Delimited).  Karena file TXT ini cukup "mentah" dan agak susah di edit, maka lebih mudah kita buka dari spreadsheet. Biasanya Micrososft Excel. Perhatikan hasil dari export data yang baru saja kita lakukan.

Untuk Field Balance, bisa dihilangkan karena memang tidak semua field harus ada di dalam data base itu. Ada beberapa field yang memang menjadi parameter utama jika kita melakukan export data ke dalam MYOB, yang nanti akan saya perlihatkan.

Setelah berbentuk excel, maka kita bisa menambahkan account-account baru yang akan kita tambahkan dengan mengikuti format yang bisa diterima MYOB.

Kemudian data tersebut kita simpan dengan menggunakan format file Text (Tab Delimited). Silahkan lihat gambar berikut ini

Setelah itu kita masuk ke dalam MYOB.

Dari toolbars, kita pilih file -> Import Data, artinya kita akan memasukkan data dari luar system MYOB. Kemudian pilih 'Accounts' dan pilih 'Account Information'.

Kemudian akan muncul window 'Import file' dan kita akan dihadapkan pada pilihan-pilhan yang telah diisi secara default oleh sistem MYOB.

Import File Format -> kita pilih Tab-Delimited
First Record is -> kita pilih Header Record
Duplicate Records -> kita bisa memilih salah satu, jika ada duplikat, apakah kita tolak atau kita mengupdate file yang telah ada dengan file kita kita import.

Klik 'Continue' dam kita harus memilih nama file yang telah kita simpan dalam bentuk TXT tadi. Jika kita klik 'Open', maka akan muncul window 'Import Data'.

Di Dalam window 'Import Data' kita diminta untuk memilih field-field yang akan kita import.
Jika semua fiel yang akan kita import sama dengan field default, maka kita cukup klik tombol Match All. dan kemudian kita klik tombol Import.

Jika field yang kita import tidak sama, maka kita harus pilih satu-satu. caranya adalah kita klik dahulu field di window yang disebelah kiri yaitu di kotak 'Import Field' kemudian kita klik disebelah kanan di area kosong di field tujuan kita di kotak sebelah kanan.

Setelah semua field itu cocok, maka kita bisa import. Silahkan tekan tombol Import. Dan import prosespun dimulai.

Jika import sukses, maka akan ada tanda pemberitahuan, apakah sukses, sukses dengan warning atau gagal sama sekali.

Untuk tulisan selanjutnya, saya akan membahas hasil dari penambahan account atau data lain dengan menggunakan cara Import Data.