Membuat Data Base Supplier di MYOB Premiere Dengan Export Import

Ditulisan sebelumnya, saya telah menulis bagaimana membuat Card supplier dengan cara manual, yaitu kita mengisi satu persatu field yang disediakan oleh MYOB Premiere 12.

Jika kita membuat atau menambah Card supplier berjumalh hanya satu atau dua, maka hal itu tidak masalah. Namun akan menjadi pekerjaan yang memakan waktu yang lama jika supplier kita sangat banyak.

Untuk mengatasi lamanya kita membuat database supplier yang banyak, kita bisa menggunakan fitur export import yang disediakan oleh MYOB Premier 12.

Sebelum kita melakukan export cards supplier ke MYOB Premiere 12, alangkah baiknya kita menyiapkan terlebih dahulu data-data supplier di dalam excel, agar mudah untuk di copy pastekan ke dalam template yang akan kita import dari MYOB Premiere 12.

Setelah data supplier kita siapkan di spreadsheet, maka kita mulai mendownload template untuk export import data supplier.

Klik Toolbar di bagian atas layar, klik file -> Export Data -> Cards -> Supplier Cards

Maka akan muncul export file window.

Untuk singkatnya, maka kita lansung saja dengan menklik “Continue”

Kemudian akan muncul window baru yaitu Export Data window.

Ditahap ini, kita bisa memilih field-field mana saja yang akan kita eksport. Namun pen galaman saya, saya akan memilih semua field dengan cara kl;ik Match All

Semua field yang ada di kotak sebelah kanan akan segara di copy ke kotak Export Field.

Selanjutnya, kita klik Export ke dalam bentuk Text Delimited File atau TXT.

Kemudian kita buka file TXT tersebut dengan menggunakan Spreadsheet, biasanya menggunakan MS Excel atau menggunakan open office Calc.

File supplier.TXT yang kita buka dengan menggunakan spreadsheet MS Excel akan menampilkan data sebgai berikut:

Kemudian kita mulai mengisi data-data tersebut ke field-field yang tepat. Jika semua field tidak terisi, maka sebaiknya field yang kosong tersebut dihilangkan saja atau dihapus.

Saya tidak perlu memberikan contoh-contoh data yang sebaiknya diisi di dalam  filed-filed di dalam hasil downloadtan tersebut, karena yakin para pembaca semua tahu data apa saja yang bisa diisi.

Setelah semua data kita isi, maka kita simpan, dan jenis filenya tetap TXT, karena MYOB Premier 12 tidak mengenal jenis file .XLSX

Kemudian kita melakukan import ulang dari file type .TXT kedalam data base MYOB.

Klik File -> Import Data -> Cards -> Supplier Cards. Kemudian akan muncul Import file window, dimana ada beberapa kriteria untuk import

Para pembaca bisa melakukan pemilihan kriterianya atau bisa lansung saja mengimport dengan mengklik Continue.

Setelah itu, kita akan memilih filed-field mana saja yang akan kita import. Jika kita akan memilih beberapa field saja maka:

1.       Klik salah satu field di import field

2.       Kemudian klik di kolom Matching Import Field yang sesuai dengan field yang akan kita import.

3.       Maka field yang akan kita import akan muncul di Matching Import Field.

Namun jika kita ingin mengimport semuanya, maka lansung saja klik tombol Match All. Jika sudah yakin, maka klik tombol Import.

Jika proses import selesai, maka akan keluar report seperti contoh dibawah

Ada tiga kondisi yang akan dimunculkan setelah melakukan import.

1.       Import without errors, artinya tiada kesalahan pada saat melakukan import

2.       Records skipped, artinya ada kesalahan mendasar yang membuat proses import gagal.

3.       Imported with warnings, berarti data yang di import ada kekurangan  minor, namun sistem MYOB Premiere 12 melakukan auto correct.

Untuk melihat log dari warning diatas, maka kita bisa melihat di file yang diciptakan oleh system yang atu folder dengan file .MYO dengan nama MYOBPLOG.TXT. Posisi filenya berada sama dengan folder database *.MYO berada.